Yapılan son araştırmalara göre global iş dünyasında istihdam sayısı arttıkça personel devam kontrol sistemi kullanımında artış oranı ve gelişim ihtiyacı da hızlanmıştır. Yüksek sayıda personel sayısına sahip firmaların personellerinin iş sürelerini takip etmesi maliyet açısından kritik bir önem arz etmektedir. Bu ihtiyaca yönelik yapılan çalışmalarda birçok farklı yönteme başvurulmuş ve global pazarda devrim niteliğinde adımlar atılmıştır.
Tarihçe – Endüstri Devrimi ve PDKS
Sanayi Devrimi, Avrupa ve Amerika ekonomilerinde büyük değişiklikler getirdi. 1800’lerin başındaki yeni teknolojik gelişmeler hem imalat hem de taşımacılıkta kapsamlı değişikliklere neden oldu. Geleneksel aile çiftlikleri ve küçük aile işletmesi kulübe endüstrileri, az miktarda el emeği olan ürünler üretti. Makine tabanlı üretimin gelmesiyle birlikte, tüm aileler yeni sanayileşmiş fabrikalarda iş bulmak için kırsal çiftlik evlerinden şehirlere taşınmaya başladı. Çocuklar, ailenin ek gelir sağlaması gerektiğinde ebeveynlerinin yanında da çalıştılar. İş genellikle tehlikeli, sağlıksızdı ve çok az para alıyordu. Fabrika sahipleri çocuk işçiliğini çok sevdi çünkü ucuz ve yasa dışıydı. Bununla birlikte, hükumetin fabrika koşullarını iyileştirmeye yardım etmek ve insanların, özellikle çocuklar olmak üzere kaç saat çalışacaklarını düzenlemeye yardımcı olmak için devreye girmesi çok uzun sürmedi. Fabrika sahiplerinin işçi saatlerini takip etmenin bir yoluna ihtiyacı vardı. Bu ilk kez personel devam kontrol sistemlerinin kullanımına yol açtı.
İlk personel zaman saati 1800’lerin sonunda icat edildiğinde, amacı bir personelin fabrikaya girip fabrikadan ayrıldığı zamanı kaydetmekti. Bu mekanik personel zaman saati, gün ve zaman bilgilerini kalın bir kağıt kartına damgalar, bu nedenle ‘personel zaman çizelgesi’ adı verilir. Bu ilfk kart, fabrika sahibine her personelin çalıştığı saatlerin gerçek bir kaydını verdi. Bu, işletme sahibini personellerin iddia ettikleri saatlerde çalıştığından emin olmasını, işverenlerin maaşları eksiltmeden vermesini sağlayarak personelleri korudu.
Günümüzde Personel Devam Kontrol (PDKS) Yazılımı
Bilgisayarlar daha sofistike hale geldikçe, personel devam kontrol (PDKS) sistemleri aynı trende uyuyor. Devamsızlık yönetimi; tatil, hasta olunan günleri ve tatillerin otomatik olarak izleyip, incelenebilir kıldığı için takibi çok kolaydır. Karmaşık fazla mesai kurallarının yönetilmesi ve düzenlenmesi daha kolaydır. Modern personel devam kontrol (PDKS) sistemi yazılımı, ağ protokollerinden faydalanır, böylece personeller verilerini merkezi bir yerden gerçek zamanlı olarak takip edebilir. Muhasebe sistemleriyle entegrasyonu zaman kazandırır ve veri girişi hatalarını ortadan kaldırır. Modern zaman ve katılım sistemlerinin faydaları neredeyse sonsuzdur.
Neden Personel Devam Kontrol (PDKS) Yazılımı Kullanmalıyım?
Personel devam kontrol sisteminin (PDKS) tarihsel gelişim sürecinden bahsettikten sonra, endüstriyel açıdan dünyanın gelişim ivmesi göz önünde bulundurulursa ileride personel devam kontrol, geçiş ve yetkilendirme sistemlerine daha çok ihtiyaç olacak. Bu sistemlerin çalışma hayatına girmesiyle gerek personel gerek ise iş veren hakları sıkı kurallarla korunmuş olmaktadır. Gelişmiş veya gelişmekte olan bir firmanın olmazsa olmazı diyebileceğimiz nitelikte bir sistem. Bu sistemlerin farklı senaryolarla diğer “İşletme Kaynak Planlaması “(İngilizce: Enterprise Resource Planning – ERP) sistemlerine entegre olduğu da dikkate alınırsa büyük bir yapının vaz geçilmez bir unsuru olduğu ortaya çıkmaktadır.
Personel devam kontrol sistemlerinden (PDKS) yoksun bir firmanın maliyet, iş verimi, zaman, kontrol ve yönetim gibi birçok alanda eksik kaldığı görülmektedir. Ayrıca bu yazılımlar sadece iş giriş-çıkışlarının kontrolünün ötesinde, kurumsal bir yapının olmazsa olmazıdır. İçerdiği kavramsal ve yapısal bütünlük iş ortamında ve firma genelinde bir ciddiyet ve sorumluluk bilinci oluşturmaktadır.
Firmaların belirli bir gelişmişlik düzeyine ulaşabilmesi için gerekli olan sistemlerin listesi yapılacak olursa üst sıralarda yer alacak olan personel devam kontrol sistemini (PDKS) büyük bir özenle seçilmelidir. Temel düzeydeki işlemeleri ve kullanıcı deneyimi sorunları aşmış bir yazılım ürünü tercih sebebi olmalıdır. Genel olarak bir personel devam kontrol sisteminin (PDKS) üstesinden gelmesi beklenen zorluklardan bahsetmek gerekirse:
Hangi Personel Devam Kontrol Sistemini (PDKS) Satın Almalıyım?
Bu, bazı uyumluluk sorunlarını ortaya çıkarmaktadır. Bu tür bir sisteme sahip bazı kuruluşlar, personellerin gerçekte ne kadar çalıştıklarına bakmaksızın, bir toplama veya “sadece sekiz saati doldurma” kültürüne teşvik ediyor.
Eğer herhangi bir yasal denetimi varsa, bu işvereni dezavantajlı bir konuma sokar. Firmalar, personellerini yasalara uygun bir şekilde takip etmek için bir sistem istiyorsa, personel devam kontrol sistemlerine (PDKS) bu hedefe ulaşmak için en iyi platform türüdür.
Buna ek olarak, personellerin saat ve dakika olarak çalışmasını izleyen bir sistem, daha iyi ve daha doğru bir kayıt tutar ve böylece işverenlere daha fazla güven temini sağlar.
Bir personel devam kontrol sistemine (PDKS) sahip olmak büyük bir artı olarak personellere giriş ve çıkış hareketlerini gerçekleştirirken tekrar bu hareketin bildirilmesi ihtiyacını ortadan kaldırır. Birçok personel devam kontrol sistemi (PDKS) bu yeteneğe sahip değildir ve personellerin bir düzenleme talep etmek için yöneticilerine bir e-posta göndermek, hatta masasına bir not bile bırakmak zorunda kalmaları gerekir.
Sonuç, yöneticilerin en iyileştirilmiş çözüm çok sayıda elle düzenleme yapmasını ortadan kaldıran elektronik bir sistem kullanılmasıdır.
Düzenlemeleri kolaylıkla yöneten bir sistemin ek bir avantajı ise; personel kontrol ve yönetim birimlerindeki personellerin, departmanının düzenleme kayıtlarını (log) takip edebiliyor olmasıdır. Bir personelin devam takibi ile ilgili devam eden sorunları olması durumunda, yönetim bunları ele alabilir ve idari işlem başlatabilir.
Çalışılan zaman aralığında çalışma türünün belirlenmesi ve hesaplanması bu durumu güçleştirmektedir. Personel takibi için; toplam çalışma, fazla mesai ve normal çalışma oranları ile izinli çalışma saatlerini ilgili kişilere bildirmek gerekir.
Bunu anlamak zor olabilir. Açıklamak için bir örneğe bakalım:
“Diyelim ki iki haftalık bir ödeme süresi boyunca, Ayşe, X Firma’da 88 saat çalıştı. Fazla mesai saatleri, yasal düzenlemelere göre haftada 45 saatten fazla çalışılan saatlerdir. Ayşe fazla mesai ödemesi için uygun mu? Bazıları hayır diyebilir – iki haftalık süre boyunca 90 saatin altında çalışıyordu.
Fakat bu doğru değil. Ayşe’nin, çalışılan toplam saati ayrıntılı olarak fazla mesai için uygun olup olmadığını gerçekten söyleyemezsiniz.
Ayşe birinci haftada 55 saat, ikinci haftada 33 saat çalışıyorsa, 10 saat fazla mesai saati için tazmin edilmesi gerekir. Bu yüzden çalışılan toplam 88 saat, 78 normal ödeme saati ve 10 saat fazla mesai saati arasında bir farkı ortaya koyabilen bir sistem olmalıdır.”
Geleneksel olarak, bunların hepsini bulmak personel kontrol ve yönetim birimlerinde büyük bir yüktür. Sağlam bir zaman ve katılım sistemi olmadan, bunu izlemek, bu saatlerin tümünü birbirleriyle etkileşimde olmayan birden fazla rapor ve platformda hesaplamayı gerektirir.
Yukarıda bahsedilen bu zorlukları aşmış bir personel devam kontrol sistemi (PDKS) ile firmanızda temel olarak bir alt yapı oluşturulmuş olup, işler daha kontrollü ve verimli hale gelecektir. Kurulan ve işleyen her sistemde olduğu gibi personel devam kontrol sistemi (PDKS) de var olduğu firmaya hatrı sayılır ölçüde yararlar sağlayacaktır. Bu yararları genel olarak ele alacak olursak şunlardan bahsedebiliriz:
Personel Devam Kontrol Sisteminin (PDKS) Avantajları Nelerdir?
Hesap makinesi, elektronik tablo veya başka bir hesaplama cihazına sahip olsalar bile kimse mükemmel değildir. En doğru daktilo bile her 300 tuş vuruşunda bir hata yapar. Yanlış yerleştirilmiş bir basamak ya da ondalık, düzeltilmesi ya da daha da kötüsü kritik muhasebe hatalarına yol açabilir ve hesaplarınızı olumsuz yönde etkileyebilir.
İnsan hafızanın hatırlaması da bir hatası. Çalışmaya başlamadan gereksiz ya da bilerek vakit harcama bir örnek. Personellerden işe ne zaman başladığını ve bittiğini hatırlamalarını isteme veya fazla mesai yapmaya başladıkları zaman bunu belirtmelerini bekleme boşuna bir zaman harcama olarak nitelendirilebilir.
Personellerin talep üzerine hareket kayıtlarını görmelerine izin vermek, çalışma zamanlarını ne kadar iyi kullandıklarını anlamalarına yardımcı olacaktır. Belirli projelerde veya belirli alanlarda ne kadar zaman harcandığını görmekten edinilen veri analizi paha biçilemez olabilir ve verimsizliklerin giderilmesine yardımcı olur.
ZKSoftware firması olarak, sınıfının en iyisi müşteri desteğine sahip personel devam kontrol sistemleri (PDKS) ilk günden itibaren odak noktamız olmuştur. ZKFlex PDKS ile onlarca işverene kâğıt zaman çizelgelerini geride bıraktırarak, zaman ve paradan tasarruf etmelerine yardımcı olma imkânı sunuyor. Bir personel devam kontrol sistemi (PDKS) için aylık ödeme yapmayın, ZKFlex PDKS, sonsuza dek sahip olacağınız bir yazılımı satın alma fırsatını size sunuyor.
Ücretsiz, tamamen işlevsel bir denemeyi kullanmaya başlamak için bugün iletişime geçin! Özel projeleriniz için bize ücretsiz olarak danışabilir ve özel fiyat teklifleri alabilirsiniz.
